情シスとは？
3つの課題とアウトソーシングして
解決する方法についても解説！

情シス（情報システム部）は企業でのITシステムに関わる全ての業務を担当する部門であり、企業活動での課題を解決するためのシステムを企画して開発し、さらにそのシステムの運用管理を行うなど重要な役割を担っています。
現在では、多くの企業や団体が企業活動にITを取り入れており、企業活動を行う上でITシステムの構築と安定的な運用は欠かせないものです。
また、企業の成長はそのIT戦略が担う部分も大きく、そういった意味でもIT環境の発展は極めて重要なものになっています。

しかし、いざ情シスを立ち上げてみても、その業務は多岐にわたり、様々な課題に直面することになるでしょう。
またIT技術の進化は目覚ましく、そのスピードに合わせて会社の情報システムを向上させていく必要もあることから、社内の人員だけで実現することは難しい場合が多いです。

そこで本記事では、情シスの業務内容について説明した上でそれを進めるための3つの課題を提示し、さらに課題を解決するための方法であるアウトソーシングについてご紹介します。
この記事を読むことで、情シスの実際の仕事内容について把握し、そして情シス業務を外部にアウトソーシングするメリットについて理解することができます。

情シスとは？

情シスとは情報システム部の略であり、その名の通り企業の情報システムに関する業務を担当する部門のことを指します。

情シスの業務には様々なものがありますが、主たる役割としては「業務部門が利益を生み出せるようなITシステムを実現すること」や「社内の課題をITシステムで解決すること」です。
ただし、この役割を実現するためには「IT資産の管理」「従業員の利用サポート」「セキュリティ対策」といった付随する業務も数多く存在し、時にはそういった付随業務で大きな負担がかかることもあります。

情シスの業務内容は？

情シスは社内で扱う情報システムの企画・開発・運用・保守に携わる部門ですが、その業務を細分化すると次の5つをあげることができます。

• IT戦略の策定とシステム企画
• ITシステムの開発と運用
• 従業員向けのIT利用サポート（ヘルプデスク）
• IT機器の運用・管理
• ITセキュリティの管理

それぞれについて、具体的に解説します。

IT戦略の策定とシステム企画

情シスが担う業務で先ず大切なものは、企業の経営戦略を支えるITシステムの企画立案を行うことです。

どのような企業でも効率的に進めるためにはIT化が大切な要素であり、IT化を進めるための戦略は重要性を増しています。
情シスはITシステムの設計、開発だけではなく、その上流にあたる企画立案にも携わることでIT戦略を主導していく立場です。
具体的には、各部門のヒアリングや業務分析を行って課題を見出し、それを解決できるようなITシステムを企画立案します。

企業の経営戦略を支えるITシステムの企画立案・要件定義を行うことは、情シスの重要な役割になります。

ITシステムの開発と運用

情シスの業務は、社内で展開しているITシステムの開発と運用もあります。

ここでのITシステムとは「ネットワークなどの基盤を支えるインフラ」と「会計処理など個別の業務システム」に分けることができますが、情シスはその両方についての開発と運用を担っています。

先ず、インフラの構築とはITシステムを用いた業務システムを稼働させるために必要な環境を構築することを指しています。
具体的には、ネットワーク環境、サーバー、そして各従業員が使用するクライアントPCなどを表します。
こういった設備がなければ、例えば従業員は電子メールやインターネットを利用することもできません。
個別の業務システムを導入する際にも先ずはインフラの構築が必要になり、それは情シスの役割になります。

そしてインフラに加えて、会計処理など個別の業務システムの開発と運用についても情シスの役割です。
各部門で行われている業務を円滑に効率良く進めるためには、その部門に適合したシステムの導入が有効な手段となります。
そこで、情シスは社内ユーザーの要望を基にしてシステムを開発し、その後には改善提案・再構築も行います。

従業員向けのIT利用サポート（ヘルプデスク）

情シスは、従業員がITを活用できるようにサポートを行う役割も担っています。

IT機器の導入は広く行き渡っていますが、全ての従業員が問題なく扱えるというわけではありません。
従って、従業員が業務で使用するシステム・ソフトウェア・PCなどに関しての問い合わせを受けて、解決に導くための部門が必要になります。

具体的には、企業で使用するシステムについては、従業員に向けての利用マニュアルを作り、場合によっては説明会を開く必要があります。
その上で、情シスは各従業員の問い合わせに応じてPCやソフトウェアなどの使い方を示し、何らかのトラブルが発生した際には対応することになります。

IT機器の運用・管理

企業で利用しているPC、サーバー、プリンタ、スマートフォンやタブレッドなどのIT機器を適切に管理することも情シスの仕事になります。

先ずは、利用している機器が円滑に利用できるようにするために、定期的にメンテナンスを行い、故障などが発生した際には外部業者に修理を依頼する必要があります。
また、こういったIT機器は企業での資産であることから、経理的な観点からも管理する必要があります。
そして、各機器の必要性を定期的に見直して余分な経費の削減を実現し、より必要性のあるIT資産への投資を検討できるようにすることも情シスの役割です。

ITセキュリティの管理

社内のシステムを安全に使用するために、セキュリティの観点にて外部からの攻撃やリスクから守り、さらに従業員の不正利用を防ぐことも情シスの役割です。

外部からの攻撃やリスクから備えるためには、例えば「ファイアウォールなどのセキュリティ機器を導入する」あるいは「サイバー攻撃やウイルス感染を未然に防ぐためのセキュリティソフトを導入する」などの対策を行う必要があります。
また、情報セキュリティを管理するための仕組みをつくり、会社の情報リテラシーを向上させることも業務の対象です。
例えば、最新法令の紹介やサイバー犯罪者の手口などを調査した上で、そういった被害に遭わないように従業員の教育を行う必要もあるでしょう。

このように、企業で利用しているITシステムがこういったセキュリティリスクに対応できるようにすることも情シスが担うことになります。

情シス業務での3つの課題

前章では情シスの業務について取り上げましたが、こういった業務を進める上での課題もあります。
ここでは、情シスが抱える主な3つの課題について以下にご紹介します。

• 仕事が多岐にわたる
• 最新のIT技術を適切に取り入れることが難しい
• セキュリティ対策が不十分になりがちになる

それぞれについて、詳しく解説します。

仕事が多岐にわたる

情シスが担当している業務は、社内システムの開発・運用・管理から、ヘルプデスク、IT機器のメンテナンス、セキュリティ対策など多岐に渡ります。
そして、ITシステムは絶え間なく改善していく必要があり、情報セキュリティ対策などの業務も日々変化することからも、情シスの仕事は増加する一方です。

情シスの本来の仕事は、システム開発や構築、提案など、企業の成長戦略のための取り組みを行うことにあります。
しかし、問い合わせ対応やメンテナンスといった業務に追われてしまえば、本来の業務に専念することはできません。
特に、業務で利用しているシステムが停止してしまうなど、直ぐに対応する必要があるトラブルが発生した場合には、他の業務を止めて最優先で対応する必要があります。

従って、本来の業務に専念するために、日常の煩雑な業務をどのようにして軽減するのかということは情シスの課題といえるでしょう。

セキュリティ対策が不十分になりがちになる

IT機器の脆弱性を狙う攻撃は日々進化しており、そういった攻撃に対して常に万全な状態でセキュリティを保つことは極めて困難です。

ITシステムの導入目的は一般的には業務の効率向上であることから、その効率を妨げることにもなり得るセキュリティ対策の導入は積極的には取り入れられないことがあります。
さらに、情シスの業務は多岐に渡っていることからも、常に目の前にある課題に追われることになれば、潜在的なリスクに対応することがどうしても後回しになってしまいがちです。

こういった状況では、例えば「ソフトウェアのアップデートを行う時間がない」「リモートワークの際に会社のデータを個人PCへ保存してしまう」などの事例が起きやすくなり、情報が漏えいするリスクが増すことになります。

最新のIT技術を適切に取り入れることが難しい

情シスを立ち上げたばかりの企業、あるいは情シス自体がない企業では特に、最新技術を適切に取り入れることが難しいことも情シスの課題です。

IT技術は常に進化し、そして複雑になっていることから、情シス担当といっても全てのIT技術に適切にキャッチアップすることは困難です。
新しいシステムを導入する際にも、どこにも相談ができずに最新の技術をうまく活かせないことにもなるでしょう。

こういった相談がどこにもできない企業では、最新のIT技術を充分に活かせないだけではなく、情シスへの精神的な負担も大きくなり、情シス業務の効率的な運営を妨げるような課題になります。

情シスの課題を解決するアウトソーシングとは？

情シスには様々な課題がありますが、こういった課題を解決することは簡単ではありません。
例えば、課題を解決するために優秀なIT人材をそろえることを考えるかもしれませんが、IT人材は慢性的に不足しており、膨大なコストと時間が必要になります。
とは言え、自社内で教育して育てるにしてもコストと時間がかかりすぎてしまいます。

そこで、情シスの課題を解決するための手段として「情報システム部門の業務を外部の業者にアウトソーシングする」という方法を紹介します。
情シスの業務をうまくアウトソーシングすることで、コストを抑えつつも効果的に機能する情シスが実現できるでしょう。

情シスの仕事をアウトソーシングすることで、次の4つのメリットを得ることができます。

• システム企画に専念できる
• 最新のIT技術を活用することができる
• 利用者が専門家からのサポートを受けることができる
• 情シスに関わるコストを削減できる

それぞれについて、詳しく解説します。

システム企画に専念できる

情シスの業務をアウトソーシングすることで得られる最大のメリットは、情シスが「システム企画に専念できる」ようになることです。

情シスにとって最も重要な業務は、企業活動を支援するIT戦略を立案し、それを実現するシステムを構築することにあります。
しかし、PCについての問い合わせ対応などの細かな業務に追われてしまうと、本来の業務が滞ってしまうことになります。
そこで、日常の運用業務やヘルプデスクなどの突発的な業務をアウトソーシングすれば、担当者の負担が軽減され、別の業務に注力できるようになるでしょう。

先ずは情シスの業務の中でアウトソーシングできそうなものを精査し、そういった業務を任せることのできる企業に委託すれば、情シスは本来注力すべき業務に多くの人員を割くことができるでしょう。

最新のIT技術を活用することができる

情シスの業務をアウトソーシングするメリットには、「最新のIT技術を活用することができる」こともあります。

既に記した通りIT技術は目覚ましい進化を繰り返しており、日常の業務を行いながら、最新の技術にキャッチアップすることは困難です。
しかし、アウトソーシングによってITに精通している専門家から定期的に情報を受けることで、最新のIT技術についての情報を容易に入手することができます。
さらにアウトソーシングでは、単なるセミナー参加とは違い、そういった最新のIT技術を自社に取り入れるためにはどのように進めれば良いのかのアドバイスを受けることもできます。
場合によっては、取り入れるべきではないIT技術についても教えてもらうことができるでしょう。

従って、情シス業務をアウトソーシングすることによって、企業の情シス担当者は最新のIT技術をキャッチアップすることが容易になり、さらに必要な技術を適切に取り入れることができるようになるのです。

従業員が専門家からのサポートを受けることができる

情シスのアウトソーシングを利用することで、ITの利用者である従業員は専門家からのサポートを受けることができるようになります。

IT技術は幅広く、ITシステムを利用するにあたっての問題も様々です。
情シス担当者といってもあらゆる技術に精通している人は極めて稀であり、例えばWordなどの操作には強いけど、ネットワーク接続は苦手という人もいるでしょう。
また、IT技術に精通していたとしても、それを上手く教えることができるのかという課題もあります。
特に、電話やメールだけで操作方法を説明するには、それなりの経験やノウハウが必要になります。

そこで、ヘルプデスクをアウトソーシングすることで、従業員は経験豊富で専門知識に長けたスタッフによるサポートを受けることができ、IT機器を最大限にかつ円滑に活用することができるようになります。

情シスに関わるコストを削減できる

アウトソーシングというと高価であるというイメージを抱く人がいるかもしれませんが、アウトソーシングをうまく活用すれば、情報システムに関わるコストを削減することもできます。

既に記した通り、優秀なITエンジニアを採用して教育するためには、多くのコストと時間がかかります。
しかし、アウトソーシングを導入すると、専門知識を持つスタッフをすぐに確保できるため、情シス担当の人員増強に関わるコストと手間を抑えられる可能性があります。
また、日々の業務量の変換に応じて柔軟に依頼できることも、アウトソーシングの大きな魅力です。
例えば繁忙期だけアウトソーシングすることでコストの調整が可能になり、経営への負担を最小限に抑えることができます。

特に、資金力に余裕のない企業の場合では、担当者を増やすよりもアウトソーシングすることで人材コストが削減できます。

おすすめのアウトソーシング先のご紹介

最後におすすめのアウトソーシング先である「エイネット株式会社」についてご紹介します。

「エイネット株式会社」では、以下の２つのプランを用意し、IT機器のトラブル解決や操作方法などの社内ヘルプデスク対応からシステム構築など技術を要する作業まで対応しています。

なお、各サービスの詳細については以下のホームページをご確認ください。

https://www.anets.co.jp/is/

まとめ

この記事では、情シスの業務内容とその課題から、解決策であるアウトソーシングについて紹介しました。

企業でITを活用することが進むにつれて情シスの業務量は増え、本来の業務に手が回らなくなるケースが多いです。
また、各プロジェクトを進めるためには様々なスキルが必要になることからも、情シス業務は社内の人員だけでは回らなくなることもあるでしょう。
このような場合には、情シス業務の一部でもアウトソーシングして効率化することが有効な手段です。
特に、ヘルプデスク、アカウント管理、IT資産の管理、セキュリティ対策といった業務は外注化が比較的容易であることから、アウトソーシングを検討することをおすすめします。

「情シスの業務を効率化することで負荷を軽減したい」といったご要望があれば、ぜひ「エイネット株式会社」にご相談ください。

https://www.anets.co.jp/is/