ひとり情シスの退職から生まれる課題とは? 解決策やリスクもまとめて紹介!
ひとり情シスの方は「業務負担が大きい」「相談できる人がいない」といった課題に悩んでいませんか。テレワークなどのITが普及していくにつれて負担は増える一方です。本記事ではひとり情シスの退職から生まれる課題と解決策を紹介します。また、リスクなども解説しているので今後の参考にしてください。
目次
ひとり情シスとは?
企業の情報システム部を1人で支えるひとり情シス。大手企業には少ないですが、設立したてのベンチャー企業や社員数の少ない企業に多いです。日本の99%以上が中小企業なのでひとり情シスは珍しくありません。
情報システム部はほとんどの会社に設置されている部署です。開発部や営業部が兼務する場合もあります。専門性のある高度なITスキルが求められます。また、IT業界は流動性が激しいため、常に新たな情報を学んでいかないといけません。そのため、複数担当者がいるべきですが日本はひとり情シスが多いため退職時などに問題となっています。
情報システム部に必要な3つの業務
情報システム部は社内のITに関わる全ての業務をこなします。当然、1人でこなせる業務量ではないのでひとり情シスだと抱えきれません。それに高度なスキルも必要です。また、社内に導入しているITが多いほど負担が増えます。情報システム部の担当者に必要な業務は3つあります。
- ①IT管理
- ②作業
- ③ヘルプデスク
上記以外にも企業によって業務範囲は様々です。それぞれ解説するので見ていきましょう。
業務①:IT管理
社内向けに利用しているITに関わる製品を管理する業務です。パソコン・サーバ・ネットワーク・ソフトウェアといった製品があります。保守切れや故障したときに入れ替えられるよう導入計画を立てています。サブスクリプション型のソフトウェアだと毎年更新しないといけません。また、調達の際はベンダーと連絡をとって予算内でコストを抑えられるようにする必要があります。入れ替えや更新の管理ができていないと適切な導入計画が立てられません。
そのほか、全社員が利用しているパソコンや備品も管理しないといけません。誰がどの備品を持っているのか把握できていないと紛失リスクがあるからです。このように、IT管理は非常に多忙な業務範囲になっています。
業務②:作業
情報システム部が実施する作業とは設定やデータ移行を行うことです。作業はやり方を誤ってしまうと情報漏洩や利用できなくなるので注意が必要です。
PCやサーバのキッティング作業
PCやサーバはキッティング作業を行うことで利用できるようになります。初期の状態だとソフトがなにも入っていないので仕事ができません。企業で使われているPCやサーバはキッティング作業を実施した後に稼働しているのです。
クラウドへの移行作業
近年、オンプレミスサーバからIaaS・PaaSといったクラウドへの移行が流行りです。オンプレミスサーバの設置が不要になったり、便利な機能が使えたりします。データ移行やバックアップをとるための作業内容になります。
業務③:ヘルプデスク
社員からのITに関わる問い合わせに対応する業務です。「ネットワークが繋がらない」「パソコンが動かない」といったことがあります。ヘルプデスクの窓口がないと社員は不具合発生時の対応に困ります。問い合わせを少なくするためにマニュアルを作成したり、教育したりすべきです。
ひとり情シスから生まれる6つの課題
情報システム部には専門スキルをもった人が複数いるべきです。業務範囲が広いので、1人だと負担が大きく全ての業務をこなすことは難しいです。ひとり情シスになることで6つの課題が発生します。
- ①業務過多
- ②障害対応できるのが1人
- ③専門知識が不足
- ④情報セキュリティリスクが高まる
- ⑤他に任せられる人がいない
- ⑥経営者に理解されにくい
課題が多いのは1人で業務を行っているのが原因です。解決策については別途紹介します。
課題①:業務過多
情報システム部の業務範囲は広いため、ひとり情シスだと業務過多に陥ります。ひとり情シス1番の課題といっても過言ではありません。社内で利用しているPC・サーバ・ネットワーク・ソフトウェアなど幅広くの製品を管理しています。新たにIT製品を導入するときは導入計画を立てたり、ベンダーとコンタクトをとったりします。また、社員からの問い合わせにも対応しないといけません。その結果、手が回らなくなり業務過多に陥るのです。
ひとり情シスが業務過多になるとどうなるのでしょう。残業が増え、担当者のストレスが溜まっていきます。最悪の場合、退職することにもなりかねません。
課題②:障害対応できるのが1人
ひとり情シスは社内システム障害発生時に対応できるのが1人だけです。1人だけだと原因の特定から解決までに時間がかかります。また、復旧方法を完璧に把握しているわけではないため限界があるのです。
社内に設置しているサーバは休みなく稼働し続けています。サーバに障害が発生すると社員は仕事ができなくなるだけでなく、情報漏洩リスクが高まります。そのため、すぐに復旧作業を実施すべきです。
また社内システムの障害はいつ起こるのかが予想できません。もし、休みの日に障害が発生したら復旧作業を行うために出社せざるをえなくなります。
課題③:専門知識が不足
情報システム部の担当者はITに関わる知識が豊富なわけではありません。複数人いるのが通常なので、PC・サーバ・ネットワークなどの分野によって担当が分かれています。全ての分野の知識を持ち合わせている人は少ないです。
ひとり情シスで採用される人は他の人よりも少しITに知識があったり、サーバを少しさわれたりなどが多いです。また営業だった人がいきなり異動になって任されることもあります。基本的に業務を進めていく中でITスキルを磨いていきます。そのため、自社で対応できない範囲はベンダーに代行依頼することが多いです。
IT周りは個人情報を取り扱っているため、知識がないのに操作するのは危険です。操作方法を誤ってしまうと情報が漏洩する可能性があるからです。専門知識を身につけた上でITを利用するようにしましょう。
課題④:情報セキュリティリスクが高まる
業務過多や専門知識の不足により、情報セキュリティリスクの被害が高まります。情報セキュリティリスクとは扱っている情報の漏洩やウイルス感染のことです。
コロナの影響によりテレワークで外部から社内ネットワークにアクセスする機会が増えました。このように、情報セキュリティリスクはITの普及に比例して高くなります。また、システム障害が起こったときは対策ソフトが機能しなくなるためすぐに復旧すべきです。対策するために最低限、下記のことを実施しましょう。
- 社内で利用する全てのパソコンにウイルス対策ソフトを導入。
- データを送るときはZipファイルで暗号化。
- 情報セキュリティの勉強会や教育を実施。
対策ソフトをいれるだけでなく、被害にあうとどうなるのかリスクを知らせるべきです。データが全て抜き取られると取引先にも迷惑がかかります。企業活動していくうえで情報セキュリティリスクの対策は徹底しましょう。
課題⑤:他に任せられる人がいない
情報システム部の業務は高度なITスキルが必要です。ひとり情シスの場合、担当者が社内の中で最もITスキルがあるため他の社員に業務を任せられません。その結果、残業が増えるだけでなく、休むことが難しくなります。また、戦略が正しいのか意見をきけないので不安がある状態で業務を行います。障害が発生したときも全責任を負わないといけません。ベンダーに相談しようとしても費用がかかるので経営者の許可が必須です。このような点から、ひとり情シスは責任が大きいだけでなく、他に任せられる人がいません。
課題⑥:経営者に理解されにくい
ひとり情シスのここまで解説した課題は経営者に理解されにくいです。経営者からの理解がないと業務改善に向けて動けません。
理由としては業務内容が企業の売上・利益に直接関連しないからです。そのため、コスト削減の対象となりやすいです。追加で人材を採用することはコストがかかるので、経営者からすると好ましくありません。売上・利益に直接関連する営業部であれば人材が採用されやすく、意見も通りやすいです。
情報システム部はあくまで社内向けの活動がメインとなります。経営者はIT知識が乏しいことからひとり情シスに潜む課題を軽視しがちです。それだけでなく、ひとり情シスで今なんとかなりたっているのも大きいです。会社のお金には限りがあります。情報システム部の業務改善に投資しようとする考えには至りにくいです。
ひとり情シスが生まれる2つの理由
課題が多いのにも関わらず、なぜひとり情シスは生まれてしまうのでしょう。ひとり情シスが生まれる理由は大きく2つあります。
- ①IT人材が不足しているから
- ②ITが普及したから
企業だけの問題ではありません。これらの問題が解消しない限りひとり情シスはなくならないでしょう。
理由①:IT人材が不足しているから
現代の日本はIT人材不足に悩まされています。高度なITスキルを持った人材が少ないことから、企業は募集しても人が集まりません。また、離職率が高いことも影響しています。採用してもすぐに辞めてしまうため、社内にIT人材が定着しないのです。そのため、営業や開発部に所属している人が情報システム部を兼務することがあります。
理由②:ITが普及したから
日本では働き方改革が推進されています。働き方改革推進によりITが普及していきました。ITシステムを導入することで短時間で生産性を向上させられます。
また、コロナの影響でテレワークを取り入れる企業が増えました。リモートアクセスツールを導入するとヘルプデスクの業務が増えてしまいます。さらに、パッケージソフトになるとキッティング作業する手間がかかります。
今後もITシステムはどんどん普及していきます。このまま日本の方針が変わらないとひとり情シスを減らすことは難しいです。
ひとり情シスの2つのリスク
ひとり情シスになることで会社を経営することが難しくなります。ひとり情シスには大きく2つのリスクがあります。
- ①新しいIT知識を学べない
- ②属人化してしまう
リスクを減らすことは会社を経営していくうえで重要です。情報システム部は社員が仕事をできるようにシステム周りを管理しています。退職などの理由で情報システム部がくずれてしまうと仕事ができなくなり、経営が難しくなるのです。
リスク①:新しいIT知識を学べない
IT業界は流動性が激しいため、常に最新の情報を取り入れないといけません。情報システム部の担当者は置いていかれないよう、常に情報収集しておく必要があります。新たなシステムを導入することで会社の生産性を上げるのに役立ちます。
ですが、ひとり情シスは新しいIT知識を学ぶ時間がありません。1人だけなので業務過多にあるからです。システムを導入する際も新しいIT製品の知識がないため、情報収集の段階から始まります。また、知識が少ないと調達先の営業との打ち合わせでコントロールされやすいです。無駄なオプションをつけられたり、必要のない付属品を買わされたりします。その結果、相場よりも高額な料金を払わされることになりかねません。営業にコントロールされないためにIT知識を常にインプットすることが大事です。
リスク②:属人化してしまう
企業の属人化とは特定の社員しかできない業務がある状態のことです。ひとり情シスは1人だけなので属人化しています。担当者が休職や退職したときに業務を任せられる人がいません。サーバーが停止したりネットワークがとまったりしたときも、復旧できる人がいないので業務が滞ってしまいます。
属人化は企業全体にとってリスクが大きいです。それに、情報システム部がどんな業務を行っているか可視化することもできません。可視化できていないと担当者が退職したときの引き継ぎ時にも影響を与えます。
代行アウトソーシングでひとり情シスを解決
ひとり情シスに課題が発生する原因は1人で業務をしているからです。ベンダーにアウトソーシングして業務の代行依頼を行えば課題を解決できます。代行依頼が難しいのであれば、経営者の理解を促して業務改善に向けた他の解決策を考えるべきです。ベンダーに代行依頼を行うとどんなメリットがあるのでしょう。
- ①業務負担を軽減
- ②属人化を防げる
- ③コストを抑えられる
代行アウトソーシングを提供するベンダーは複数社あるので悩みますよね。エイネット社の提供する「情報システム代行アウトソーシングサービス」がおすすめです。まずは相談や資料請求から試してみてはいかがでしょうか。
メリット①:業務負担を軽減
ひとり情シスはIT管理・作業・ヘルプデスクなど多くの業務を1人で対応します。また、障害発生時は休日に関係なく、復旧のために仕事しなければなりません。これらの業務をベンダーに代行依頼することで代わりに業務を任せられます。その結果、ひとり情シスの業務負担を軽減するのです。また、余った時間を新しいIT知識を学ぶことに使えます。その学んだ知識をもって、会社の生産性を上げる戦略を考えられます。業務代行を実施してひとり情シスの業務負担を軽減することは生産性向上にもつながるでしょう。
メリット②:属人化を防げる
ひとり情シスの担当者しか業務を行えないことから属人化しています。担当者が不在のときに代わりに業務を行える人がいないと企業にとってリスクです。ですが、ベンダーに代行アウトソーシングすれば担当者が不在のときでも業務を代行できます。障害発生時の対応もベンダーに対応してもらえるのです。それにベンダーにはITスキルをもった担当者が複数いるので、業務を時短して効率よく進められます。追加で人材を採用するコストがないのであれば、アウトソーシングでベンダーに代行依頼して属人化を防ぎましょう。
メリット③:コストを抑えられる
情報システム部は売上・利益に直接関連していません。あくまで社内向けITに関する業務がメインです。そのため、経営者からの許可が取りづらく業務改善に向けて動きにくいです。ですが、代行アウトソーシングを行えばコストを抑えて業務を代行することができます。人材を新たに採用するとなると高額な人材コストがかかります。代行依頼であればコストを最小限に抑えて業務改善を図ることが可能です。
まとめ
ここまでの記事の内容を表にまとめました。
ひとり情シス | ||||||
---|---|---|---|---|---|---|
業務 | IT管理 | 作業 | ヘルプデスク | |||
課題 | 業務過多 | 障害対応 | 専門知識 不足 |
セキュリティ リスク |
経営者 からの理解 |
業務を 任せられない |
理由 | IT人材不足 | IT普及 | ||||
リスク | 新しい知識を 学べない |
属人化 |
ひとり情シスは1人だけなので全ての業務をこなすことは難しいです。その結果、ひとり情シス退職後の対応や業務過多などの多くの課題が発生します。課題に悩んでいる方は、エイネット社が提供する「情報システム代行アウトソーシングサービス」を検討してはいかがでしょうか。追加で人材を採用するよりも低コストで代行依頼を行えるのでおすすめです。